Сегодня самым, пожалуй, широко используемым программным обеспечением являются текстовые процессоры и в первую очередь, конечно же, Microsoft Word. Этот продукт используется буквально везде. В компаниях с его помощью готовят большинство документов, домашние пользователи применяют его для написания всевозможных текстов, студенты и учащиеся школ — для подготовки рефератов, курсовых и прочих работ. Примерно то же самое можно сказать и об электронных таблицах, например о Microsoft Excel. Данное ПО тоже нашло очень широкое применение в самых различных областях. Такая огромная популярность этих программ привела к тому, что форматы файлов, которые используются для хранения документов, созданных с их помощью, стали мировыми стандартами де-факто в своих областях. Однако, несмотря на все их достоинства, у них есть серьезные недостатки. Одним из них является низкая устойчивость перед повреждениями. Даже небольшие изменения в файле могут привести к невозможности его открытия, что фактически означает потерю всей находящейся в нем информации. Причем важность, которой зачастую обладают документы DOC и XLS, существенно усугубляет ситуацию.
Между тем случаи повреждения документов Microsoft Word и Excel не так уж и редки. Дело в том, что существует множество причин, по которым файлы, созданные в данных программах, могут перестать открываться. В первую очередь это, конечно же, вирусы. Вредоносное программное может поражать файлы Word и Excel, что приводит к их нечитабельности. Другой распространенной причиной повреждения документов являются проблемы с носителями информации. "Падение" флеш-диска, царапина на CD- или DVD-диске, появление плохих блоков на винчестере и многое другое может повлечь за собой невозможность открытия размещенных на них документов. Также нельзя сбрасывать со счета и Интернет. Сегодня многие люди обмениваются различными файлами с помощью электронной почты. Однако иногда в процессе передачи происходит повреждение документов. Помимо этого существуют и другие причины, по которым файл DOC или XLS может перестать открываться, в том числе и сбои при работе с ними в Microsoft Word и Excel.
К счастью, сегодня есть инструменты, позволяющие исправить поврежденные документы Word и Excel. Естественно, во многих случаях восстановить всю информацию невозможно. Однако потерять часть всегда лучше, чем потерять все. А поэтому сегодня мы с вами, уважаемые читатели, разберем, как можно восстановить информацию из поврежденных документов. Для этого мы будем использовать программы Recovery ToolBox for Word и Recovery ToolBox for Excel. Их разработчик, компания Recovery Toolbox, специализируется на создании утилит для восстановления данных из файлов различных форматов.
Восстанавливаем документ Microsoft Word
Одной из основных особенностей утилиты Recovery ToolBox for Word является реализация всего процесса восстановления в виде удобного пошагового мастера. На первом этапе пользователю необходимо выбрать поврежденный файл. Это может быть либо документ (.doc, .docx) или шаблон (.dot, .dotx) Microsoft Word, либо документ формата Rich Text (.rtf). Указать нужный файл можно тремя способами: с помощью ручного ввода, "Проводника" или специального списка быстрого доступа, в который автоматически добавляются все однажды обработанные объекты.
После перехода к следующему этапу утилита осуществляет сканирование и анализ указанного документа. Время этого процесса заранее угадать нельзя. Оно зависит от исходного файла, а также от объема и производительности доступных системных ресурсов компьютера. После завершения анализа программа Recovery ToolBox for Word отображает всю информацию, которую удалось восстановить, в специальном окне. Пользователю нужно просмотреть данные и убедиться в том, что рассматриваемая программа действительно справилась со своей задачей. Здесь необходимо отметить, что информация отображается в окне Recovery ToolBox for Word без форматирования. То есть пользователь увидит на экране простой текст, написанный одним шрифтом, без таблиц, списков, изображений и прочих объектов. Этому не стоит удивляться, так как программа не может восстановить их. Впрочем, в большинстве случаев это не играет особо большого значения: основную смысловую нагрузку в документах Microsoft Word несет непосредственно сам текст.
Следующий шаг заключается в экспорте восстановленной информации из программы Recovery ToolBox for Word. Здесь возможно два варианта. Первый из них — передача данных непосредственно в Microsoft Word. При этом в редакторе открывается новый документ, в который и записывается вся информация. После завершения процесса экспорта пользователь может производить с новым документом любые действия: редактировать его, сохранять под любым именем и так далее. Второй вариант — перенос данных в обычный текстовый файл формата Plane Text (с кодировкой ANSI или Unicode). При его выборе пользователь должен выбрать папку и указать имя существующего или нового файла в ней.
На последнем этапе программа Recovery ToolBox for Word отображает на экране отчет о своей деятельности. Причем в него входит информация не только о последнем, но и обо всех осуществленных в течение текущей сессии работы процессах восстановления информации из поврежденных документов и шаблонов Microsoft Word.
Восстанавливаем таблицу Microsoft Excel
Для восстановления информации из поврежденной таблицы Microsoft Excel можно использовать утилиту Recovery ToolBox for Excel. В принципе по интерфейсу и логике работы она во многом похожа на уже рассмотренную нами программу. По крайней мере, первые два шага (выбор поврежденного файла и его сканирование) совпадают. А вот дальше начинаются некоторые различия. Восстановленная из файла XLS информация отображается в виде таблицы без форматирования. То есть во всех ячейках текст написан одинаковым шрифтом с одинаковым размером. Пользователь может пролистать таблицу во всех направлениях и убедиться в работоспособности рассматриваемой утилиты.
Экспорт восстановленной информации из Recovery ToolBox for Excel осуществляется только в программу Microsoft Excel. При этом к данным применяются некоторые элементы форматирования. Дело в том, что рассматриваемая утилита может восстановить из поврежденного файла такие элементы, как таблица стилей, числовые форматы, шрифты, листы, ширину столбцов и высоту срок, все формулы (в том числе и функции, ссылки на именованные диапазоны, другие листы и файлы), все форматирование ячеек (шрифт, тип границы, заливка, ориентация, выравнивание текста). В то же время есть информация и объекты, которые не могут быть восстановлены: настройки печати, условное форматирование, проверка диапазонов, листов и всего файла, звуковые блоки для азиатских текстов, гиперссылки, параметры для расчета формул, параметры сортировки, встроенные объекты (диаграммы, картинки), объединенные ячейки, комментарии и макросы VBA.
После завершения процесса экспорта программа Recovery ToolBox for Excel, точно так же как и Recovery ToolBox for Word, выдает отчет о своей работе.
Подводим итоги
Итак, как мы с вами, уважаемые читатели, убедились, повреждение документа или шаблона Microsoft Word или электронной таблицы Microsoft Excel еще не означает полную потерю всех данных. С помощью рассмотренных сегодня программ часть, а иногда и всю информацию можно восстановить. Причем этот процесс реализован очень удобным образом. Фактически восстановить данные могут любые пользователи, в том числе и только начинающие изучение компьютера. Благодаря пошаговому мастеру им даже не придется учиться этому. Процесс реализован максимально просто и прозрачен для всех.
Другой особенностью рассматриваемых утилит является универсальность. Дело в том, что у форматов Microsoft Word и Excel есть несколько разных вариантов. Фактически чуть ли не каждая новая версия этих программа обладала своим собственным форматом. Программы Recovery ToolBox for Word и Recovery ToolBox for Excel могут работать с файлами всех этих форматов, включая и те, которые были созданы с помощью приложений, входящих в последнюю версию пакета Microsoft Office 2007.
Таким образом, можно сказать, что программы Recovery ToolBox for Word и Recovery ToolBox for Excel являются эффективными и удобными инструментами для восстановления файлов форматов .doc, .docx, .dot, .dotx, .rtf и .xls. И особенную пользу они могут принести тем компаниям, которым часто приходится принимать документы и электронные таблицы по электронной почте или на мобильных накопителях информации.
