Большинство расширений для Microsoft Excel сделано иностранными фирмами, и их трудно рекомендовать для российских пользователей, которые, как правило, не владеют иностранными языками. Вот почему для россиян одно из апрельских событий было довольно значимым — когда российская компания "Мапилаб" представила линейку расширений для Excel. Ведь представленные плагины, все до одного, имеют русскоязычный интерфейс и русскоязычный же файл помощи.
Microsoft Excel — удачный и удобный табличный процессор, который используется, наверное, во всех видах учета и планирования. Это один из основных инструментов работы для очень многих категорий работников: бухгалтеров, маркетологов, экономистов, научных работников и так далее. Однако даже в самой удачной программе всегда найдется что улучшить. Это доказывает опыт того же Excel, для которого создано немало расширений, облегчающих выполнение тех или иных частных операций. Разрабатывая собственную линейку таких расширений для Excel, компания "Мапилаб" ориентировалась на результаты собственных маркетинговых исследований, показавших довольно большую потребность в русифицированных плагинах.
Что же это за плагины? Большинство из них предоставляют возможности по расширению функций поиска. Всего их семь:
- Advanced Consolidation Manager — плагин для объединения таблиц и обобщения данных;
- Compare Spreadsheets for Excel — инструмент для сравнения файлов;
- Fix Broken Links for Excel — программа для поиска и восстановления нарушенных ссылок в связанных файлах;
- MAPILab Find and Replace for Excel — расширенная и дополненная версия функции стандартного поиска и замены данных в файлах;
- Remove Duplicates from Excel — плагин, предназначеный для поиска и обработки дубликатов в ячейках таблиц;
- Similar Data Finder for Excel — плагин для поиска и обработки ячеек с похожими значениями в таблицах;
- Tables Transformer for Excel — инструмент для преобразований таблиц: подготовка данных для построения сводных таблиц, разделение и объединение таблиц.
Плагины встраиваются в интерфейс Microsoft Excel, причем не иконками, как обычно, а панелями. С первого взгляда это может показаться несколько неудобным, ведь панели полного пакета плагинов занимают достаточно много места и загромождают интерфейс табличного процессора. Однако нетрудно заметить, что вывод каждой из панелей плагинов на панель инструментов можно отключать и включать с помощью стандартных действий через меню ("Вид — Панели инструментов"). Так что часто используемые плагины можно держать постоянно включенными, а остальные подключать только по мере необходимости. И никаких неудобств.
Advanced Consolidation Manager предназначен для слияния файлов. Число сливаемых файлов не ограничено, и к тому же плагин может объединять данные с выполнением ряда дополнительных операций, например: суммирование (перемножение) значений ячеек, проведение выборки, различные виды подсчетов. Примером такого слияния может быть задание по выявлению тенденций продаж за определенный период. Также с помощью этого плагина можно объединить в единый файл годовые балансы, если дали, например, задание сравнить баланс и статьи доходов и расходов за прошлый и текущий годы.
Иногда использование плагина Compare Spreadsheets for Excel удобнее, чем Advanced Consolidation Manager, в силу особенностей вывода результата работы. Особенностью этого расширения является то, что не требуется открытие сравниваемых файлов. Следует просто указать, в каких файлах и в каких столбцах (строках) надо провести сравнение. Типовая операция — сравнение старого и нового прайс-листов, при этом данные переносятся сначала в один файл и потом объединяются в сводную таблицу.
Выявив различия между старым прайс-листом и новым, можно тут же исправить данные с помощью другого плагина — MAPILab Find and Replace, который позволит найти устаревшие данные и заменить их на новые. У Excel есть штатная функция поиска и замены, но функциональность MAPILab Find and Replace существенно шире. У этого плагина нет ограничений на число файлов при обработке, предусмотрены механизмы масок, регулярных выражений, правил, шаблонов, которые существенно облегчают работу.
MAPILab Find and Replace for Excel можно применить для решения задачи замены данных. Например, есть большая база по поставщикам, и в ней нужно заменить реквизиты банка у фирм, обслуживающихся этим банком. Можно искать в базе старые данные и заменять их вручную, а можно создать задание в программе, и она в несколько щелчков мыши изменит данные у всех поставщиков, обслуживающихся данным банком. А сохранив задание в качестве шаблона, в следующий раз можно сделать все это еще быстрее.
Связывание данных в разных листах и книгах между собой удобно, но имеет один существенный недостаток: формулы с внешними ссылками очень уязвимы и связи могут быть полностью нарушены при переименовании или перемещении файлов с исходными данными, даже при простом переносе результирующего файла на другой компьютер. Программа Fix Broken Links for Excel снимает и это ограничение, автоматически восстанавливая нарушенные связи в указанной пользователем группе файлов. Благодаря ей можно значительно упростить восстановление связей для файлов, которые часто перемещаются с компьютера на компьютер. Кроме того, это расширение предоставляет возможность копировать и переносить связанные файлы с сохранением работоспособности связей.
Еще один вариант специализированных поисковых функций реализован в плагине Similar Data Finder for Excel, предназначеном для поиска и обработки ячеек Microsoft Excel, текст внутри которых полностью совпадает либо незначительно отличается. Такая потребность появляется при анализе больших объемов информации, когда пользователю приходится работать с огромным массивом данных, переносимых из других таблиц либо вносимых в таблицу вручную из различных источников. При внесении данных вручную возможны опечатки и ошибки, которые сложно сразу обнаружить.
Для проверки правильности ввода хорошо использовать Similar Data Finder. Результаты своей работы программа представляет в виде отчета, просмотрев который можно быстро найти все ошибки и опечатки, допущенные при вводе значений в ячейки.
Сводные таблицы — очень полезная функция Excel, которую также можно улучшить. Для составления таких таблиц довольно часто необходимо преобразовывать исходные таблицы: соединять или, наоборот, разбивать их. Tables Transformer for Excel как раз и служит для этого. Облегчается целый ряд операций: фильтрование информации, копирование этих данных в сводную таблицу. Например, существует таблица, в которой представлены расчеты с различными поставщиками за несколько лет. Указав критерии отбора: "счета за 2006 год от поставщика такого-то", вы получаете данные по заданному критерию в новой таблице. Или с помощью Tables Transformer вы легко объединяете данные по поставщикам из разных регионов (если каждый регион хранится в собственном файле). Очень помогает маркетологам для объединения данных по определенным критериям и анализа показателей.
При большой базе с большим количеством столбцов и строк поиск ячеек с одинаковым содержимым с использованием штатной функции поиска — дело долгое и неудобное. Remove Duplicates from Excel выполняет поиск одинаковых ячеек, осуществляя поиск по строкам или столбцам как во всех таблицах, так и в определенном диапазоне ячеек. Выполнив поиск, можно осуществить ряд функций с результатами поиска: очистку, удаление, сокрытие или переформатирование ячеек.
Резюме
Плагины от компании "Мапилаб" могут существенно облегчить текущую рутинную работу. Автоматизация работ по составлению таблиц, слиянию данных, контролю, проверке и замене данных в существующих файлах — это снижение нагрузки на работников и, как следствие, повышение эффективности их работы.
