Notion покидает Россию. Как перенести и сохранить свои данные

Notion объявила о своем уходе из России 9 сентября. После этого начались бурные обсуждения: как именно будет происходить блокировка, удалят ли аккаунты или просто заблокируют, можно ли будет зайти с помощью VPN и множество других вопросов. В общем, вопросов очень много, адекватных ответов мало, зато полно вредных советов, которые раздают блогеры и даже некоторые Notion-эксперты. Эти советы настолько вредны, что вы буквально рискуете безопасностью своих данных. Поэтому давайте разберемся по фактам. Что именно произойдет 9 сентября с вашим Notion-аккаунтом, как сохранить доступ к своим данным и к самому приложению Notion, и чего категорически не стоит делать, если вы хотите, чтобы ваши данные были в безопасности.

Что произойдет 9 сентября

Смотрим официальную информацию, размещенную на сайте Notion (ссылку оставлю). Что пишет Notion? Правительство США ввело ограничения, в связи с этим Notion больше не будет предоставлять доступ к своей платформе пользователям, находящимся в России. Что это значит? Это значит, что пользователи, которые никогда не оплачивали Notion рублями, а просто находятся физически на территории Российской Федерации, больше не смогут зайти в Notion на территории Российской Федерации. Как только пользователи покинут РФ, все будет восстановлено. Соответственно, покинуть Российскую Федерацию можно не обязательно, покупая билеты известно где. Для этого достаточно скачать надежный VPN.

Но если вы когда-либо, даже очень-очень давно оплачивали свои воркспейсы в Notion рублями, с российских карточек или с App Store, любым другим методом, но именно рублями, то есть Notion знает, что это была российская платежная какая-то информация о вас, то ваши Workspace будут удалены. Пам-пам. Все ли так страшно? Ваш аккаунт удален не будет. Будет удален именно Workspace. Это принципиальная разница.

Давайте здесь сразу уточним. У вас есть в Notion аккаунт. И на базе этого аккаунта вы можете создать несколько workspace. Вы не платите подписку сразу за весь аккаунт, вы платите подписку за конкретный workspace. Вот собственно, если вы оплачивали какой-либо workspace рублями, то он будет удален. И последнее, если вы до сих пор каким-то чудом платите за Notion рублями, то ваша подписка будет приостановлена, вернее, наверное, вообще остановлена, непонятно до какого срока, ну и, соответственно, этот workspace тоже будет удален.

Также Notion мог отправить вам письмо о том, что ваш workspace будет удален 9 сентября. Если вы получили такое письмо, значит все так и будет. Давайте еще раз зафиксируем самое главное по этому блоку.

Теперь еще раз, но только коротко:

• Notion удалит только те workspace, за которые вы платили рублями.
• Если вы находитесь на территории РФ, вы не сможете зайти в Notion без VPN или собственно не покинув территорию РФ.
• Гипотезы о том, что Notion удалит ваш аккаунт из-за того, что вы его зарегистрировали на русскую почту типа яндекс или mail.ru, или из-за того, что вы приехали в гости к бабушке на недельку, или, прости господи, из-за того, что вы ведете Notion на русском языке, не являются основанием для удаления вашего аккаунта или вашего workspace. Основание только одно — платежная информация.

Подготовка к блокировке

Теперь давайте поймем, как лучше подготовиться к блокировке, которая произойдет 9 сентября. И здесь есть три варианта дальнейших действий.

Если вы никогда не платили за подписку в Notion рублями

Вы вне зоны риска. Просто не сможете зайти в Notion на территории Российской Федерации без VPN. Соответственно, что нужно сделать вам? Вам нужно найти надежный VPN и установить его на все ваши устройства. Помните, что VPN в качестве расширения в браузере уже недостаточно, т. к. оно действует только в рамках этого браузера. Собственно, для вас все.

Что делать, если вы не помните, платили ли рублями

Нужно зайти в настройки нашего Workspace и в разделе Billing посмотреть, были ли когда-либо транзакции с российских карт.

Если вы когда-либо оплачивали воркспейсы российскими картами

Если вы хотите сохранить информацию, которая в них содержится, вам нужно сделать максимально простые действия. Я не буду предлагать вам сложных схем по экспорту данных. Вот что вам действительно нужно сделать, чтобы обезопасить себя. Вам нужно перенести все данные, все странички, все базы данных, которые содержатся в вашем workspace, с одного workspace на другой. Это можно сделать в рамках одного аккаунта.

Чтобы перенести содержимое из одного workspace в другой максимально быстро, засуньте все это в одну страницу и около этой страницы нажмите на три точки. Далее выберите «Move to» и в этом всплывающем окошке внизу будет возможность выбрать другой workspace. Выбираем тот workspace, который хотим, за который мы никогда не платили рублями и переносим все это туда (обычно это «Private»). Готово. Теперь вам достаточно будет использовать VPN, чтобы получить доступ к своим данным с 9 сентября.

Для самых тревожных людей

Если вы привыкли перестраховываться по 10 раз и не доверять никому и ничему, добро пожаловать в клуб. Вот что вам и нам нужно сделать. Нам нужно максимально замаскироваться. Для этого мы будем регистрировать новый аккаунт. Но двигаемся по порядку.

1. Открываем текущий workspace, где хранятся наши самые ценные данные. Если в вашем пространстве, в вашем workspace нет гостей, мы засовываем все содержимое workspace на одну страницу. Далее нажимаем share в правом верхнем углу, выбираем publish и смотрим, чтобы у вас была возможность копировать эту страницу. Сохраняем эту публичную ссылку куда-нибудь себе в заметку или в окно браузера.
2. Если у вас есть гости в пространстве. То есть некоторые страницы помогут просматривать другие люди, значит мы не будем, конечно же, этим другим людям давать возможность посмотреть наши приватные страницы. Поэтому мы создаем одну новую страницу. На эту страницу помещаем все наши приватные страницы, где нет никаких гостей. Собственно, проделываем всю ту же самую операцию: открываем публичный доступ, копируем ссылку. Теперь заходим на все страницы, где у нас есть гости, и копируем ссылки там. Сохраняем все их тоже куда-нибудь в заметочку или в окно браузера.
3. Устанавливаем VPN. Как только мы установили VPN, включаем его и переходим к следующему шагу — регистрация новой почты.
4. Регистрируем почту. В сервисе Gmail, при этом не указываем ни российский номер телефона, ни какие-либо другие российские данные. К слову, этот шаг уже максимальная перестраховка, если честно делать его не обязательно, но если вы хотите прикрыть себя прям по всем направлениям, то можете еще и почту зарегистрировать.
5. Регистрируем новый Notion аккаунт. Мы его регистрируем на эту новую почту с включенным VPN. При этом мы точно так же не указываем никаких российских данных.
6. Копируем информацию. Теперь нам нужно скопировать информацию из старого Notion аккаунта в новый. Для этого мы открываем те самые сохраненные ссылочки и нажимаем Duplicate в правом верхнем углу. Сейчас в связи с паникой российских пользователей Notion копирование страниц может занять больше времени, чем обычно, поэтому не ждите его, оставьте окно открытым и идите попейте чай. Когда копирование завершится, вы увидите эти страницы в новом аккаунте.
7. Выключаем VPN. Вернуться в свой старый аккаунт и закрыть собственно доступ по публичной ссылке, чтобы никто больше случайно не скопировал ваши данные себе.
8. Backup данных. Дополнительно вы можете сделать backup данных вашего workspace. Для этого заходим в настройки workspace, нажимаем настройки и далее тыкаем экспортировать весь контент workspace. Мы с вами сделаем выгрузку данных и в html и в markdown. Вам нужно выбрать вот такие параметры экспорта, далее нажимаете экспорт и идите опять таки пить чай, потому что экспорт может занять сейчас до двух суток. Когда экспорт закончится, вам на почту придет письмо от Notion и также в приложении вы получите уведомление. Далее вы можете нажать скачать этот архив и вы получите собственно zip-архив на ваше устройство, где будут все ваши данные. Если у вас несколько workspace, эту процедуру необходимо проделать на каждом из них.

Что делать с архивом?

Самое главное, не торопитесь импортировать его в другие программы, особенно в российские аналоги Notion. Для начала это даже близко не аналоги Notion, но не будем забегать вперед и давайте разберемся совсем по порядку.

Почему не стоит импортировать данные в российские аналоги Notion?

Причины довольно серьезные:

• Безопасность данных. О том, как Notion обеспечивает защиту данных своих пользователей, все понятно. У них есть подробная статья на их сайте, вы можете зайти ее почитать. А вот как это делают российские аналоги не совсем понятно. Все, что они пишут на своих сайтах, мы входим в реестр отечественного ПО и работаем на российских серверах. Для меня это больше звучит как угроза, чем какой-то убедительный аргумент.
• Возможности ПО. Вот, например, что можно делать в наших шаблонах. Я могу создать любой документ в один клик, создавать разные по уровню системы, которые буквально заменяют ассистентов. Но как все это сделано? С помощью формул, роллапов, разных автоматизаций и связями между базами данных. И угадайте, что? Именно всего этого и нет в российских «аналогах» Notion. Все, что вы там можете сделать, это создать странички, простые базы данных, ну и на этом все.
• Дизайн и пользовательский опыт. Еще за что многие любят Notion, так это за продуманный UX и UI дизайн. Все вот эти кнопочки, иконочки, красивые переходы, анимации, в общем, продуманная каждая мелочь заставляет воспользоваться этой программой и даже рекомендовать ее.
• Надежность и поддержка. Мало того, что российские аналоги имеют урезанные функции в сочетании с непродуманным дизайном, так это со слов пользователей еще и работает через раз. Пользователи регулярно сталкиваются с багами, поддержка кормит завтраками, говоря, что функции находятся в разработке, и это в том случае, если вам повезет и поддержка вам ответит. А сейчас наплыв пользователей в эти сервисы увеличится кратно в связи с тем, что Notion уходит с российского рынка.

Конец

Я надеюсь, что статья поможет вам принять грамотные решения. Во время паники можно наделать куча глупых ошибок, у которых могут быть самые непредсказуемые последствия.