В современных условиях компании стараются максимально полно использовать все доступные коммуникационные возможности, которые позволяют ускорить бизнес-процессы и улучшить обмен информацией между сотрудниками. Традиционные телефоны и электронная почта в силу целого ряда причин перестают удовлетворять современным потребностям. Поэтому все больше и больше компаний приходят к осознанию необходимости создания собственного корпоративного чата. Особенно это актуально для организаций, имеющих сеть удаленных филиалов или подразделений.
На сегодняшний день существует два основных подхода к организации корпоративного чата. Первый из них основан на использовании глобальных IM-систем. В нашей стране наиболее распространенными являются ICQ и Skype. Однако такое решение имеет целый набор серьезных недостатков. Во-первых, они не обладают необходимой функциональностью. Так, например, в ICQ невозможно групповое общение, во всех IM-клиентах отсутствует отправка сообщений с подтверждением получения, доска объявлений, общий список контактов, средства управления правами доступа и пр.
Во-вторых, глобальные IM-системы неконтролируемы. Причем это касается как общения (например, нет возможности установить фильтры мата и флуда и пр.), так и обслуживания. Последний аспект особенно важен, поскольку корпоративная система должна работать стабильно, а ИТ-специалисты должны иметь возможность управлять ею. А этого никак нельзя сказать об ICQ, Skype и пр. В-третьих, использование IM-клиентов — потенциальная угроза для информационной безопасности компании. Дело в том, что они являются одним из каналов утечки конфиденциальных данных (причем сложно контролируемым каналом).
Вторым способом организации корпоративного чата является использование специального программного обеспечения, разворачивающегося непосредственно в локальной сети организации. Такое решение имеет технологические и организационные преимущества, прямо противоположные недостаткам IM-клиентов: они обладают всеми необходимыми возможностями, полностью контролируемы и не могут стать причиной утечек конфиденциальной информации. Но при этом и у них есть некоторые минусы. К ним можно отнести дополнительные затраты на приобретение, развертывание и обслуживание системы. Впрочем, как показывает практика, больших сложностей с такими продуктами обычно не возникает. Сегодня мы подробно разберем один из них — программу MyChat.
Возможности для пользователей
Самыми, пожалуй, важными возможностями корпоративного чата являются те из них, которые предназначены для конечных пользователей — сотрудников организаций. И в этом нет ничего удивительного. Ведь именно от них зависит, в каких бизнес-процессах он может использоваться и насколько позволит увеличить эффективность работы офиса. Чем же может похвастать в этом плане MyChat?
Начать нужно с того, что в данной системе возможны как приватные переговоры пользователей друг с другом, так и общение в формате конференций. При этом набор участников может быть свободным (к беседе может присоединиться любой желающий) или ограниченным (участвовать могут только строго определенные пользователи). Такой подход позволяет использовать корпоративный чат практически для любого общения сотрудников друг с другом. Отдельно можно отметить, что система может вести подробную историю всех сообщений. А доступ к логу могут получить не только участники, но и пользователи, которым администратор предоставил на это право. Эта функция может использоваться, например, для контроля руководителями переговоров своих сотрудников. В ходе общения пользователи могут применять разные возможности. К ним относится вставка в сообщения смайликов, картинок и заранее подготовленных фраз, прямая передача друг другу файлов, проверка правописания, возможность просигналить собеседнику звуком (привлечь внимание к компьютеру) и некоторые иные «мелочи».
В MyChat реализовано сразу две книги контактов. Одна из них общая. В ней перечислены все зарегистрированные пользователи, разбитые по подразделениям с указанием руководителей (естественно, если подразделения и руководители были указаны при настройке системы). Это по достоинству оценят сотрудники крупных организаций, где не все знают друг друга по именам и сферам ответственности. Вторая книга — личная. Ее составом полностью управляют сами пользователи, внося нужные им контакты.
В рассматриваемом продукте предусмотрено несколько способов фильтрации, призванных сделать общение в чате более «чистым». Первый из них — антимат. Он используется для предотвращения появления нецензурных или вообще любых нежелательных слов. Готовый набор фраз уже входит в комплект поставки, кроме того, он может дополняться и изменяться администратором. Второй фильтр — антифлуд. Он позволяет создать набор правил, при которых пользователь будет считаться нарушителем правил чата и временно блокироваться. В настройках можно указать максимально допустимое число сообщений за указанный промежуток времени и предельное количество смайликов и одинаковых слов в одном сообщении.
Помимо этого в MyChat предусмотрен персональный фильтр — так называемый игнор-список. Каждый пользователь ведет его самостоятельно, занося в него сотрудников, взаимодействие с которыми он хочет ограничить. Почему мы сказали взаимодействие, а не общение? Дело в том, что игнор-список — очень гибкий инструмент. С его помощью можно запретить отдельно получение звуковых сигналов от определенного пользователя, личных сообщений, приватов, сообщений в каналах и пр.
Дополнительным средством общения являются так называемые оповещения, которые могут отправляться как одиночным пользователям, так и целым группам сразу. Они отличаются от чата тем, что отправляются без открытия окна общения. Данный способ очень удобен для отправки заданий, поручений, уведомлений и пр. Например, можно попросить бухгалтера провести документ с указанным номером, юриста подготовить договор к определенному времени, собрать нужных сотрудников на совещание и пр. При желании отправитель может указать необходимость подтверждения получения сообщения. В этом случае оно открывается поверх всех окон и не закрывается, пока получатель не подтвердит его прочтение. Это гарантирует отсутствие спорных ситуаций, когда сотрудник утверждает, что не получал и не видел сообщения.
Еще одной дополнительной функцией является доска объявлений. Она позволяет создавать сообщения, которые показываются всем пользователям чата в течение указанного периода времени. Этот инструмент может использоваться для оповещения сотрудников компании о любых событиях, например, о предстоящем корпоративе, необходимости пройти медосмотр и т. п.
Уникальной, наверное, возможностью MyChat является встроенный FTP-сервер. На первый взгляд его наличие в корпоративном чате кажется сомнительным излишеством. Однако это верно только тогда, когда в компании уже развернут FTP-сервер. В противном случае можно использовать встроенный в MyChat инструмент. Он позволяет создавать общие и личные хранилища и не требует дополнительного администрирования (все пользователи получают учетные записи для доступа к FTP-серверу). Кроме того, встроенный FTP-сервер используется для организации автоматического обновления клиентов чата (подробнее об этом поговорим позже), а также для автоматического распределения нагрузки при вставке больших изображений в текст сообщений, особенно в каналах, где могут находиться сотни польователей.
Функциональность MyChat может расширяться с помощью плагинов и серверных скриптов. Первых на сайте разработчика можно найти достаточно много. Среди них есть плагин для удаленного управления компьютерами пользователей (требуется UltraVNC), доска для совместного рисования собеседников чата и пр. Бот на сайте пока выложен только один — для автоматического проведения викторин развлекательного плана среди пользователей.
Возможности для администратора
Доступные функции администрирования корпоративного чата также важны, поскольку от них зависит стоимость обслуживания системы. В случае с MyChat в первую очередь стоит отметить интеграцию программы с Active Directory. При ее использовании администратор избавляется от необходимости вручную вносить все изменения в списки пользователей, а сотрудники — проходить авторизацию при каждом запуске чата.
Другой очень важной функцией рассматриваемого продукта является несколько способов автоматической установки клиентов на рабочие станции и их последующей настройки. Сделать это можно с помощью групповых политик Active Directory или с использованием специального режима «тихой» (без выдачи информации пользователям) установки, которая может запускаться вручную или с применением логин-скрипта. Такой подход позволяет значительно упростить, а значит и удешевить, внедрение корпоративного чата.
Еще одной возможностью MyChat является автоматическое обновление программ-клиентов. Принцип его работы заключается в следующем. Клиенты при каждой загрузке проверяют наличие новой версии на встроенном FTP-сервере. Если таковая обнаружится, то обновление может быть выполнено либо полностью автоматически, либо при нажатии кнопки пользователем. Таким образом, участие в этом процессе системного администратора сведено к минимуму, что значительно облегчает сопровождение корпоративного чата.
Отдельного упоминания заслуживает система управления сервером. Изменять параметры его работы можно с помощью специального приложения, запускаемого локально. Однако зачастую для администраторов гораздо удобнее управлять сервером удаленно. Для этого в MyChat реализовано сразу две функции. Первая из них — специальный веб-сервер, обеспечивающий доступ к административным возможностям с помощью обычного браузера. Функциональность веб-клиента аналогична функциональности приложения для управления сервером.
Вторая возможность удаленного управления — специальная консоль. Она открывается непосредственно в клиенте чата и позволяет управлять сервером с помощью набора текстовых команд. Возможности этой системы несколько ограничены. Команды в основном рассчитаны на получение информации о сервере и на управление его текущей работой. Так, например, с их помощью можно перезагрузить приложение, получить данные о зарегистрированных каналах, отключить пользователя, проверить соединение с клиентом и пр.
Следующая интересная для администраторов возможность называется MyChat Actions. Она представляет собой систему команд для управления программами-клиентами, которые можно отправлять прямо через чат. На первый взгляд ее предназначение неочевидно. Но любой администратор, которому приходится иметь дело со слабо подготовленными пользователями, наверняка оценит ее по достоинству. К примеру, пользователь забыл или не знает, как просмотреть список каналов. С этой проблемой он обращается к администратору. Что обычно делает последний? Правильно, начинает долго объяснять, куда надо нажать, где найти нужную кнопку и пр. С MyChat Actions все можно сделать гораздо проще. Администратор просто вставляет в сообщение команду, которая представляется в виде ссылки. Пользователь нажимает на эту ссылку, и список каналов открывается.
Еще одной функцией, о которой обязательно нужно рассказать, является MyChat Script Language — специфический скриптовый движок (он основан на WinScript), который позволяет автоматизировать выполнение тех или иных действий. Создаваемые скрипты могут привязываться к разным событиям (например, ко входу пользователя в чат, к подключению к каналу, к отправке сообщения и т. п.) или выполняться автоматически через указанный промежуток времени. Язык для написания скриптов используется собственный, однако по своей структуре и набору команд он очень похож на Pascal, так что каких-то особых трудностей с ним возникнуть не должно.
Немало внимания разработчики MyChat уделили безопасности. Начать нужно с того, что все сообщения, передаваемые в рамках чата, шифруются. Это важно, поскольку позволяет не опасаться перехвата трафика при передаче его через незащищенные каналы связи (интернет). Кроме того, в системе можно очень гибко настраивать права пользователей для каждой функции в отдельности. В том числе, есть возможность запретить выгружать программу-клиента из памяти компьютера, менять ее настройки и т. п. Причем все изменения в права доступа вносятся «на лету» и не требуют перезагрузки сервера или клиентов.
Веб-возможности
В последнее время наблюдается тенденция переноса корпоративных систем в веб-окружение. И ее легко можно понять. Веб-приложения отличаются кроссплаформенностью, доступны для мобильных устройств, не требуют настройки программ-клиентов на рабочих станциях. В MyChat также есть целый набор таких функций.
Итак, веб-возможности. В MyChat реализована система управления параметрами работы сервера с помощью любого современного браузера. Для этого в программе есть собственный веб-сервер, который и обеспечивает возможность удаленного доступа. Такой подход позволяет сократить расходы на содержание корпоративного чата. Системный администратор может полностью управлять сервером не только со своего рабочего компьютера, но даже через интернет (естественно, если настроен доступ к компьютеру с сервером MyChat через корпоративный прокси-сервер). Особенно это актуально в крупных организациях. В них управление чатом во всех филиалах может осуществляться одним администратором.
Помимо этого в MyChat реализован веб-клиент, который позволяет пользователям общаться друг с другом без использования программы-клиента. Это важно для тех компаний, в которых активно используются всевозможные мобильные устройства. Так, например, без проблем удаленно общаться в корпоративном чате можно с планшета, работающего под управлением ОС Android. Кроме того, данный веб-клиент позволяет сотрудникам, имеющим необходимые права, получать доступ к логам сервера, включая историю переписки разных пользователей.
Также в MyChat существует еще одна возможность, которую можно отнести к категории «веб», даже не смотря на то, что в ней веб-сервер не используется. Речь идет об общении с помощью корпоративного чата сотрудников компании с посетителями официального сайта. Данный инструмент подходит для организации технической поддержки, консультирования в режиме реального времени потенциальных клиентов и пр. Работает он так. На страницу веб-сайта встраивается специальный скрипт. Внешне он выглядит, как обычный чат. Отправленные с его помощью сообщения попадают назначенному сотруднику через корпоративный чат. А его ответы отправляются на сайт и становятся видны посетителю.
Подводим итоги
Организация корпоративного чата требует продуманного подхода. В противном случае можно столкнуться с ситуацией, когда созданная система не оправдывает возложенных на нее надежд. В этом плане специализированные продукты оказываются предпочтительней, нежели использование IM-клиентов. Правда, для этого необходимо, чтобы они обладали действительно всей необходимой функциональностью: обеспечивали групповое и приватное общение, могли использоваться для оповещения сотрудников (в том числе и с подтверждением получения), передачи друг другу файлов и пр.
Рассмотренная сегодня система полностью удовлетворяет всем требованиям и по своим функциональным возможностям может удовлетворить практически любую организацию. Единственно, что осталось «за бортом» — аудио- и видеосвязь. В MyChat этого нет, используется только текстовое общение. С другой стороны, аудио- и видеоконференции применяются для решения несколько иных задач. И их встраивание в корпоративный чат для многих компаний просто-напросто не нужно. Тем более, такое расширение функциональных возможностей неизбежно повлечет за собой увеличение стоимости программы.
Не менее важными являются функции чата, предназначенные не для конечных пользователей, а для администраторов. В этом плане MyChat может считаться если не идеалом, то приближенным к нему решением. Интеграция с Active Directory, несколько способов управления, включая удаленные варианты, системы MyChat Actions и MyChat Script Language существенно упрощают администрирование продукта, а значит и уменьшают стоимость владения корпоративным чатом.
