«Вот гвоздь, вот подкова — раз-два и готово!…» © английская народная песенка в переводе С.Я. Маршака
Сломался, скажем, кулер… «Вот кулер, вот винты — все довольны, я и ты!» Или еще ситуация: «Проц стал медленным для нас. Монитор коробит глаз. Раз-два-три-четыре-пять, это все начнем менять…» А бывает и так: «AMD к «отцу» пришел и сказала кроха — гигагерцы хорошо, мегагерцы — плохо!» Так все просто, да? Как в забавных детских песенках…
Читатель, наученный горьким опытом предыдущих статей, ты уже, наверное, не купишься на такой примитивный подвох. И, конечно же, окажешься абсолютно прав в своих подозрениях. Страшнее ремонта уже имеющегося на балансе оборудования нет ничего — разве что списание оного (спешу успокоить, — списанию будет посвящена следующая статья цикла). Ну да ведь списание происходит достаточно редко, минимум раз в три года, а вот ремонт и апгрейд словно Сцилла и Харибда то и дело подстерегают не только каждого частного владельца компьютера, но и каждый IT-отдел любого предприятия, на балансе которого есть компьютеры. Тем более, если эти компьютеры являются основными орудиями производства, то есть его основными фондами. Так что здесь не обойтись без надлежащего оформления процессов ремонта и апгрейда для нужд бухгалтерского и налогового учетов.
Кровавая баня началась. Вначале дадим определения ключевым понятиям. Прежде всего следует сказать, что все затраты на изменение объектов основных средств делятся на затраты НЕкапитального характера и Капитальные вложения (затраты). Вдумаемся на секунду в само звучание слова «капитальный». Сразу же выстраивается ассоциативный ряд, подразумевающий нечто солидное, основательное, долговременное, влиятельное, где-то на периферии сознания танцуют толстопузый мистер Твистер и незабвенный Шварци с его репликой «КапиталЫзм!…« из х/ф «Красная жара»… Следуя далее за нашими ассоциациями, мы можем сказать, что затраты НЕкапитального характера являются неосновательными, временными, трудноуловимыми…
Спрашивается, почему мы вместо чеканных определений из нормативных документов занимаемся тут игрой в слова? Да потому что принятие решений об отнесении затрат к капитальным или некапитальным в среде IT-технологий полностью интуитивно. Именно от интуиции технического специалиста зависит точность «калибровки» операций, выполненных над тем или иным объектом компьютерного и околокомпьютерного оборудования, потому как сотрудники бухгалтерских служб технически прискорбно безграмотны, да и требовать от них грамотности в этой сфере как-то бесчеловечно, у них и так своих забот хватает. Поэтому именно IT-специалист должен объяснить бухгалтерии, какой именно род затрат был произведен.
А теперь дадим формальные определения:
Затраты НЕкапитального характера проводятся в форме текущего содержания объектов, включая проведение всех видов их ремонта (текущего, среднего и капитального). Например, при капитальном ремонте, как правило, производится замена или восстановление изношенных деталей, конструкций, узлов на новые. Такой ремонт производится, чтобы восстановить функционирование объекта основных средств в прежнем объеме и только.
Капитальные вложения (затраты). К ним относятся затраты, в результате которых улучшаются (повышаются) ранее установленные нормативные показатели функционирования объектов основных средств. Сюда входят случаи достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, технического перевооружения.
Поскольку мы уже договорились, что будем тренировать интуицию, а не зубрить правила, рассмотрим на небольших примерах все эти градации затрат некапитальных и капитальных.
Некапитальные затраты:
- Текущий ремонт. Замена перегоревшего светодиода в оптической мыши, замена сетевого кабеля блока питания, замена клавиш на клавиатуре.
- Средний ремонт. Замена мыши (помним, что манипулятор типа «мышь» считается частью комплекса конструктивно сочлененных предметов разного назначения, имеющих общее управление, и входит в состав единого основного средства — компьютера). Замена клавиатуры, замена кулера.
- Капитальный ремонт. Замена ЭЛТ в мониторе, замена материнской платы, замена процессора, замена блока питания в корпусе.
Помним, что ремонт всегда восстанавливает исходные характеристики работы оборудования, но никоим образом не изменяет их в лучшую сторону, чем это было до проведения ремонта. Справедливости ради следует отметить, что только очень большие зануды от учета различают три вида ремонта. Обычно на практике ограничиваются разделением на текущий и капитальный ремонты. Друг от друга отличают их, как правило, только основываясь на сумме потраченных усилий и/или денежных средств, а так же на значимости отремонтированного или замененного блока. Что еще сказать? Ремонт он и есть ремонт, — на бытовом уровне мы все понимаем, что это такое, так что перейдем к более сложным вещам.
Капитальные вложения (затраты):
- Достройка. Сложно определить. Компьютер это же не здание, к которому мы крыльцо пристраиваем или там террасу. В нашем случае эта операция вполне гипотетическая, на практике не встречающаяся. Ну, разве что не было мыши, добавили мышь. Редкость.
- Дооборудование. В принципе, более понятно. Поставить CD-RW вдобавок к имеющемуся уже CD-ROM. Поставить второй винчестер, второй вентилятор.
- Модернизация. Иначе апгрейд первого рода (термин мой). Был CD-ROM, вместо него CD-RW. Был «медленный» CD-ROM от LG, стал «быстрый» от ASUS. Меняем Intel на AMD или AMD на Intel. Главное, что скоростные и иные качественные характеристики работы компьютера ощутимо изменяются.
- Реконструкция. Иначе апгрейд второго рода (термин мой). Замена процессора, повлекшая за собой естественную замену материнской платы и даже корпуса. Замена PCIного модема на ISAшный. Замена ЭЛТ монитора на ЖКИ монитор.
- Техническое перевооружение. Апофеоз. Как правило, проводится на предприятии комплексно и затрагивает весь парк оборудования, а не только одну машину. Заменяют не отдельные части компьютера, а практически ставят новое оборудование. Например, замена сетевых карт, позволяющих перейти от одноуровневой сети на коаксиале к сети на витой паре с использованием сервера, производится в рамках такого вот технического перевооружения.
Вот вам и «раз-два и готово…« Зачем же существует такая сложность и путаница, такое нагромождение терминов? Все затем же — чтобы правильно учесть затраты в целях бухгалтерского и налогового учетов.
Начнем с того, что некоторые из указанных выше определений бухгалтерский учет не устанавливает и нигде не определяет, а вот налоговый учет более прецизионен и уделяет каждому понятию особое внимание.
Далее — капитальные и некапитальные затраты по-разному влияют на так называемую восстановительную стоимость основных средств, а так же на срок их полезного использования. Для простоты и наглядности сведем все эти нюансы в три простые таблички, снабдив их там, где это необходимо, комментариями. Информация для таблиц в части бухгалтерского учета взята из Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н (в ред. Приказа Минфина РФ от 18.05.2002 N 45н). Информация в части учета в целях налогообложения взята из 25 главы Налогового Кодекса РФ, статьи 256-260 (Закон 117-Фз от 05.08.2000, с изменениями и дополнениями).
Понятия определены нормативными документами (да «+»; нет «-»):
При этом четких определений каждого понятия ни ПБУ 6/01, ни 25 глава НК РФ не дают. ПБУ 6/01 вообще ограничивается одним лишь упоминанием: «Раздел IV «Восстановление основных средств» п. 26. Восстановление объекта основных средств может осуществляться посредством ремонта, модернизации и реконструкции«. НК РФ более многословен: «Глава 25. Статья 260. Расходы на ремонт основных средств (в ред. Федерального закона от 29.05.2002 N 57-ФЗ) пункт 1. Расходы на ремонт основных средств, произведенные налогоплательщиком, рассматриваются как прочие расходы и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат» и «Глава 25, статья 257, пункт 2. Первоначальная стоимость амортизируемого имущества изменяется в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, технического перевооружения, частичной ликвидации соответствующих объектов и по иным аналогичным основаниям.
К работам по достройке, дооборудованию, модернизации относятся работы, вызванные изменением технологического или служебного назначения оборудования, здания, сооружения или иного объекта амортизируемых основных средств, повышенными нагрузками и (или) другими новыми качествами.
В целях настоящей главы к реконструкции относится переустройство существующих объектов основных средств, связанное с совершенствованием производства и повышением его технико-экономических показателей и осуществляемое по проекту реконструкции основных средств в целях увеличения производственных мощностей, улучшения качества и изменения номенклатуры продукции.
К техническому перевооружению относится комплекс мероприятий по повышению технико — экономических показателей амортизируемого имущества или его отдельных частей на основе внедрения передовой техники и технологии, механизации и автоматизации производства, модернизации и замены морально устаревшего и физически изношенного оборудования и (или) программного обеспечения новым, более производительным».
Следовательно, точность определения вида изменений, которым подвергается основное средство, разная для целей бухгалтерского и налогового учетов, что неплохо бы учитывать. Вдобавок, налоговый учет объединяет в одну группу достройку, дооборудование, и модернизацию, что несколько упрощает дело.
Логично было бы предположить, что интенсивные преобразования, вносимые при помощи капитальных вложений, вызывают увеличение стоимости объекта основных средств. В самом деле — если наш компьютер стал быстрее, а изображение на мониторе улучшилось, то и ценность компьютера возросла не только в наших глазах, но и должна была повлиять на его балансовую стоимость. Смотрим следующую таблицу:
Увеличивают стоимость основных средств (да «+»; нет «-»):
Здесь мы имеем некий «подводный камень». В случаях достройки и/или дооборудования происходит увеличение стоимости всего комплекса конструктивно сочлененных предметов разного назначения, имеющих общее управление, при этом отдельные части этого комплекса, согласно п. 28. ПБУ 6/01, имеющие разный срок полезного использования, учитываются как самостоятельные инвентарные объекты, а, следовательно, и их выбытие или приобретение учитывается так же обособленно. Налоговый кодекс в этом случае — по умолчанию — солидарен с ПБУ. Но если мы занялись модернизацией, реконструкцией или техническим перевооружением, то мы сталкиваемся одновременно с двумя проблемами — с выбытием старых частей, подлежащих замене, и с оприходованием на их месте новых. Хорошо, если первоначально основное средство — наш компьютер — было поставлено на учет при соблюдении всех необходимых формальностей (см. вторую статью данного цикла), то есть нам известна инвентарная стоимость всех значимых отдельных частей нашего комплекса конструктивно сочлененных предметов разного назначения. Тогда выбытие происходит по остаточной стоимости (первоначальная стоимость за вычетом накопленной ко времени выбытия амортизации) отдельной части и остаточная стоимость всего комплекса уменьшается на остаточную стоимость его части, а затем увеличивается на сумму капитальных затрат по приобретению и подключению новой части. А если нам ничего не известно? Если у нас на учете просто «Компьютер Pentium II» без опознавательных знаков и хотя бы примерного перечня его составляющих? А если мы меняем процессор внутри системного блока, который в принципе ставился на учет как отдельный инвентарный объект (в составе всего комплекса, конечно же), и при этом нам не известна стоимость каждой из его «внутренностей»? Жутчайшая, но такая типичная ситуация…
Что же делать? Куда бежать? Бежать надобно в двух направлениях. Во-первых, за специализированными изданиями (интернет-ресурсами) в которых (на которых) публикуются прайс-листы на компьютерные комплектующие и периферию. Во-вторых, в специализированные (желательно, сертифицированные производителями и/или вендорами) фирмы, где могут дать экспертную оценку первоначальной стоимости части, выбывающей в результате модернизации. В самых тяжелых случаях, вам придется самостоятельно, на основании добытых прайс-листов, или при помощи эксперта из специализированной фирмы составить пропорцию, в которой различные части вашего комплекса конструктивно сочлененных предметов делят между собою первоначальную стоимость всего этого комплекса. В случаях полегче вам придется обсчитывать только системный блок. Весь расчет будет строится следующим образом:
- определяем стоимость каждой из N частей, составляющих модернизируемый инвентарный объект, по рыночным ценам — рN.
- суммируем полученную стоимость модернизируемого инвентарного объекта в рыночных ценах — ΣрN
- рассчитываем долю каждой части в общей стоимости pN / ΣрN
- умножаем общую стоимость инвентарного объекта — Sum, указанную в наших учетных регистрах, на рассчитанную в п.3 долю — Sum * pN / ΣрN
- умножаем сумму амортизации — Am, накопленную ко времени модернизации нашего инвентарного объекта на ту же долю Am * pN / ΣрN и получаем сумму амортизации, накопленную по той части, которая будет заменена в результате модернизации
- считаем остаточную стоимость (стоимость выбытия части инвентарного объекта) и производим прочие, стандартные для бухгалтерского учета, операции по выбытию отдельного инвентарного объекта или его части.
Несколько сомнительной, правда, представляется описанная выше операция, если она будет производиться только по мере надобности. Гораздо более логично в завершение очередного отчетного года издать приказ о проведении подробной инвентаризации, в процессе которой будут выявлены все «комплексы конструктивно сочлененных предметов разного назначения, имеющих общее управление» (иными словами — компьютеры), поставленные на учет как единый инвентарный объект. Затем, с использованием рассчитанных самостоятельно на основании нескольких публичных прайс-листов средних рыночных цен, либо с привлечением экспертов из специализированных фирм (к слову сказать, эти эксперты будут действовать аналогично тому порядку, который изложен выше в пунктах 1-5 расчета пропорции) эти самые комплексы разделяются по отдельным инвентарным объектам. Внутри таких объектов определяется и обсчитывается перечень их составных частей (их комплектующих). Все это фиксируется в актах инвентаризации, а затем на основании актов делаются соответствующие записи в карточках учета основных средств. Естественно, что мнение экспертов должно быть так же оформлено соответствующим образом, в письменной форме, на фирменном бланке, желательно со ссылкой на сертификаты, подтверждающих компетенцию фирмы.
Hint: Естественно, такая работа не может быть бесплатной — что создает еще одну возможность приработка для этих самых специализированных фирм, тем более, если они станут давать скидки тем, кто покупает у них технику или пользуется их услугами в области наладки и ремонта.
Еще тонкость. Налоговый учет прямо указывает в числе операций, влияющих на изменение первоначальной стоимости амортизируемого имущества «частичную ликвидацию соответствующих объектов» (глава 25 НК, статья 257, пункт 2). Даже не закрывает перечень оснований для изменения этой самой стоимости «и по иным аналогичным основаниям» (там же). Так что в случае с изменениями в бухгалтерском учете надо быть осторожнее. Но ведь, что прямо не запрещено, то разрешено — так гласит наше Гражданское законодательство, а Налоговый кодекс прямо трактует все противоречия и недомолвки в пользу налогоплательщика: «Глава 1, статья 3, пункт 7. Все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах толкуются в пользу налогоплательщика (плательщика сборов)». Так что дерзайте и будьте увереннее в своих действиях.
Как известно, все обновленное, становится прочнее и лучше, а, значит, вполне может и служить дольше. Об этом наша третья таблица:
Продлевают срок амортизации (для налогового учета — срок полезного использования) (да «+»; нет «-»):
Здесь можно добавить только то, что увеличивается или нет срок службы, определяют на самом же предприятии, на основании акта ввода в эксплуатацию модернизированного (реконструированного) оборудования. Определяет это все та же Комиссия по вводу в эксплуатацию основных средств, в ее ведении находится вообще все, что касается значимых движений инвентарного объекта основных средств. Однако в налоговом учете вы можете увеличивать этот срок службы не беспредельно. А только в пределах тех сроков службы, которые указаны в той амортизационной группе, к которой приписан ваш инвентарный объект (об этих группах см. вторую статью данного цикла).
Конечно же, все описанные выше операции должны быть надлежащим образом оформлены. Полное или частичное выбытие основных средств оформляется типовым актом на списание основных средств по форме № ОС-4, с учетом которого производится сдача на склад и постановка на учет оставшихся в результате списания отдельных деталей, частей, комплектующих. Да-да, именно так и никак иначе. Только потом принимается решение, что делать с этими остатками, — продать или списать вследствие невозможности их дальнейшего использования или отсутствия у их рыночной ценности. Бухгалтерский учет затрат, связанных с модернизацией объектов основных средств, согласно п.73 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 20.07.1998 N 33н, ведется в порядке, установленном для учета капитальных вложений, т.е. на счете 08 «Капитальные вложения». Согласно п.п.42, 44 Методических указаний приемка законченных работ по достройке, дооборудованию, реконструкции оформляется актом приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (типовая форма N ОС-3). На основании этого акта бухгалтерия производит соответствующие записи в инвентарной карточке учета основных средств (типовая форма N ОС-6) модернизированного объекта. Если отражение всех изменений в указанной инвентарной карточке затруднено, то открывается новая инвентарная карточка (с сохранением ранее присвоенного номера) с отражением показателей, характеризующих дооборудованный или реконструируемый объект.
Не худо бы так же надлежащим образом оформить саму заявку на ремонт или модернизацию etc так, чтобы бухгалтерия без труда могла определить, что именно вы сотворили с несчастным «комплексом конструктивно сочлененных предметов разного назначения, имеющих общее управление» aka компьютер. Конечно же, выбор вида воздействия (вида затрат) будет основываться на решениях IT-специалистов. А для того, чтобы эти решения стали понятными и бухгалтерской службе, вашему вниманию предлагается следующая авторская разработка — Лист-заявка на ремонт (апгрейд), которая находится в Приложении №1. Этот документ не является нормативным — вы вольны изменять и дополнять его так, чтобы было удобно всем заинтересованным пользователям внутренней рабочей документации.
Традиционный подарок: Приложение №1
Предыдущие статьи цикла:
- Ликбез по бухучету для компьютерщиков Занятие 1
- Ликбез по бухучету для компьютерщиков Занятие 2: что значит «купить компьютер»
- Ликбез по бухучету для компьютерщиков Занятие 3: эксплуатируем компьютер
